De toekomst van Avalon

February 2015 aangepast in Competitieve discussie
Zoals velen van jullie weten was Avalon VII al ver voor de deadline vol. We hadden ongeveer 130 man binnen (en hebben daarmee de absolute cap van de venue gehaald), maar dat hadden er met gemak 150 of meer kunnen zijn. Dit komt deels doordat Melee wereldwijd op een hoogtepunt aan attendance staat en deels doordat Smash 4 in ieder geval in Nederland momenteel dezelfde aantallen kan halen. Uiteraard vond ik het vervelend om mensen te moeten weigeren, maar dit was de eerste keer dat het verschil tussen de cap en de serieuze interesse zo groot was.

Voor de reguliere Avalons verandert er in principe niets, omdat we veel waarde hechten aan de kwaliteit van de venue en het personeel en sowieso meer inzetten op continuïteit dan grootte. Ook vermoed ik dat de games individueel op een deelnemer of 85 zouden blijven steken bij een eendaags evenement, waardoor uitwijken voor deze doeleinden überhaupt weinig oplevert. Sinds wij de kleine zaal erbij huren is de cap 130 en dat zal het blijven. Het advies blijft om meteen in te schrijven en te betalen als je weet dat je erbij wilt zijn.

Er staan in april en juni nog evenementen op de planning en onze venue heeft ons gevraagd of wij na de zomer maandelijks willen. Over dat laatste denken wij nog na, met name gezien de hoeveelheid werk die erin zit. Bij aanhoudend enthousiasme is de verleiding groot en zal het er vooral aan liggen in hoeverre het registratie- en betaalproces verder te automatiseren is.

De ambitie is echter ook om begin augustus, tijdens de “zomerstop”, een meerdaags evenement te organiseren en Nederland daarmee een evenement te geven dat meer richting BEAST gaat. We hebben inmiddels redelijk wat ervaring en routine door het hosten van de HKs en Avalons, maar ontberen een grote locatie. De voornaamste eisen voor de locatie zijn:
-Ruimte voor minimaal 200 deelnemers
-Goede bereikbaarheid, bij voorkeur dicht bij een treinstation
-De mogelijkheid om opeenvolgende dagen te huren
-Faciliteiten voor overnachting in de buurt (in de venue lijkt onrealistisch en is sowieso niet heel wenselijk)

Wij kijken zelf al enige tijd rond, maar door de reguliere Avalons, SmashEurope, werk, studie etc. schiet het er vaak bij in. Deze maand zal met name Remen zich toe gaan leggen op de zoektocht, aangezien we ook ruim de tijd moeten hebben voor promotie en dergelijke. Mocht je leads hebben, schroom dan niet om ons te contacteren (bij voorkeur Remen) of om bijv. http://smasheurope.com/avalon/ eens te laten zien aan relevante partijen. We hebben graag zo veel mogelijk informatie over onze opties, zodat we ook met betrekking tot de kosten een weloverwogen beslissing kunnen nemen.

Tot slot is alle feedback uiteraard welkom, op zowel onze plannen als de reguliere Avalon ervaring.

Reacties

  • Misschien een suggestie voor als er besloten wordt om de toernooien maandelijks te houden:
    Gezien de cap van de venue momenteel met gemak bereikt wordt, zou het een idee kunnen zijn om de toernooien van smash4 en Melee bi-monthly te houden (bijv Melee op de oneven maanden en smash 4 op de even maanden). De cap van de venue zal zo minder snel een probleem vormen en de format van de toernooien kan wat uitgebreider worden gedaan (voor mij persoonlijk heeft een format met pools nog altijd de voorkeur).
  • ^
    | Mee eens.

    In Eindhoven kan het beursgebouw worden gehuurd. Vloeroppervlakte van 7200m2. Dit is natuurlijk zwaar overdreven maar je kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld alleen 1 congresruimte te huren, hier is +- ruimte voor 400 man. Het gebouw staat letterlijk naast centraal station en is omringt door zeker 5 hotels op minder dan 1 km afstand.
  • February 2015 aangepast
    Eindhoven is misschien iets te ver in het zuiden? Zet daar een vraagteken bij omdat veel mensen toch overnachten in de buurt bij een twee/driedaags evenement.

    Anyway, ik vind het idee van Exalador qua Avalon ook wel goed, als het werk er in gestopt wilt worden om het maandelijks te houden.
  • Ook ik ben van mening dat het een prima idee is om melee en smash4 om te wisselen. Op deze manier kun je de volle aandacht ook aan beide games schenken en kun je zelf ook eens ergens aan mee doen :)
  • De games om en om op Avalon zetten klinkt goed. Beide games haalde 70+ deelnemers bij de vorige avalon, dus dat meot wel goed komen zo.
  • Ik denk dat Marc een burnout krijgt dan.
  • February 2015 aangepast
    Ik speelde zelf ook met de gedachte om de games af te wisselen, maar ik betwijfel of de games individueel de capaciteit van de venue waarmaken, ook qua setups. Die beslissing zal nog even op zich laten wachten in ieder geval. Maandelijks blijft een hele kluif, dus naast het grote evenement in de zomer staat het faciliteren daarvan nu ook op de agenda.

    Beursgebouw Eindhoven staat genoteerd.
  • Bij aanhoudend enthousiasme is de verleiding groot en zal het er vooral aan liggen in hoeverre het registratie- en betaalproces verder te automatiseren is.

    Ik ben zelf een programmeur en de betaling automatiseren moet goed te doen zijn. zeker met bijv. paypal en een beetje PHP kom je best ver!

    P.S eerste post; be gentle :emb:
  • Het probleem zit hem niet in de code, maar dat je voor systemen als iDEAL en het gebruik van zogeheten payment providers aan allerlei eisen moet voldoen. Mits het zomertoernooi doorgaat, komen we sowieso op een punt waar het aan de orde is om er een onderneming van te maken, maar dat gaat nogal wat tijd en papierwerk kosten.
Log In of Registreer om te reageren.