Toernooien organiseren

Zo, dus jij bent van plan om een toernooi te organiseren of je hebt er in ieder geval wel eens over nagedacht? Dat is mooi, maar ben je je er ook bewust van dat er erg veel fout kan gaan op een toernooi? Waarschijnlijk wel, maar als je niet precies weet waar de struikelblokken liggen, kan het alsnog misgaan. De volgende handleiding is bedoeld om je te helpen bij het organiseren van een toernooi. Bij sommige dingen zul je misschien denken: "welke idioot doet dat nou fout?", maar de wet van Murphy zegt dat alles wat fout kan gaan, fout gaat. Veel van de dingen in deze gids zijn dan ook al eens fout gegaan.

Waarom een toernooi hosten?

Laten we maar meteen met de deur in huis vallen; waarom zou je in hemelsnaam zo gek zijn om een Smash Bros toernooi te organiseren? Het antwoord hierop is simpel. Een goed georganiseerd toernooi is leuk, zowel voor de organisator als de deelnemer. Je leert nieuwe mensen kennen met dezelfde interesse als jij en daar komt bij dat smashers het waarderen als je de gemeenschap een dienst doet. Sommige mensen krijgen hier zelfs studiepunten voor op school. Kortom, genoeg redenen om zo'n toernooitje te organiseren.

Financiën

Grote toernooien kosten meestal geld. Om te beginnen moeten er al een ruimte en tv's gehuurd worden. Het is acceptabel om entreegeld naast de inleg te vragen om de kosten te kunnen dekken. Idealiter spelen toernooihosts quitte, maar de ervaring leert dat grotere toernooien door bijvoorbeeld een tegenvallende opkomst wel eens verlies draaien. Bereken van tevoren dus hoeveel je kwijt bent en of je dit op een realistische manier terug kunt krijgen. Tot 10 euro entreekosten is acceptabel, daarna zul je een goede motivatie moeten hebben. Het kan sowieso nooit kwaad om je begroting openbaar te maken. Voor inleg is 5 euro per evenement (singles/teams etc) de standaard, maar op grotere toernooien wordt wel eens 10 euro gevraagd. De verdeling van het prijzengeld is voor singles meestal 50/30/20 of 60/30/10 en voor teams 80/20 of 70/30 en de derde plek inleg terug.

Het is niet gebruikelijk om als host winst te maken op een toernooi in de smash community. Als er na het dekken van de kosten nog geld overblijft van de entreekosten, komt dit in principe bij het prijzengeld.

Grootte van je toernooi

Hier is een simpele regel voor: begin klein. Het is makkelijker en leerzamer om in het klein te beginnen, daar kan immers veel minder fout gaan. Als je net begonnen bent met hosten en mensen je nog niet kennen, kan de opkomst bovendien tegenvallen.

Wat is een goede locatie?

Een goede locatie is een plek die genoeg ruimte biedt aan het beoogde aantal deelnemers. Een paar voorbeelden zijn: een huiskamer (tot 20 man), een schuur of kelder (meestal geschikt tot zo'n 40 man) en een buurtcentrum (voor meer dan 40 man). Uiteraard zijn dit slechts de meest voorkomende voorbeelden. Het is ook verstandig om het aantal spullen dat gestolen dan wel (onopzettelijk) vernield kan worden tot een minimum te beperken. Verder moet een locatie goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer en met de auto. Supermarkten en snackbars op loopafstand worden ook altijd gewaardeerd.

Materiaal

Ongeacht de grootte van je event heb je waarschijnlijk meer tv's nodig dan je in je huis hebt staan. Deelnemers nemen nog wel eens een tv mee, maar in principe moet je dit zelf regelen. Voor kleine toernooien kom je meestal wel uit met het lenen van vrienden/familie/buren etc. Voor grote toernooien is het misschien wel noodzakelijk om te huren, maar hou er rekening mee dat je hierbij de kosten van je toernooi niet te hoog laat worden

Wii's zijn klein en compact en gaan niet snel stuk tijdens het reizen, dus schroom niet om aan smashers te vragen of ze hun Wii mee willen nemen. Houd ook altijd bij hoeveel tv's en Wii's je hebt en probeer minstens een Wii meer te regelen dan je tv's hebt. Op de dag zelf blijken er altijd wel een aantal man verhinderd te zijn. Het spreekt voor zich dat er ook genoeg exemplaren van Smash Bros. aanwezig moeten zijn met bijbehorende save files.

Verder heb je ook nog stoelen nodig, in principe vier per tv. Voor de host is een set-up met een pc, tafel en stoel handig om de poules/bracket op te maken etc. Denk ook aan voldoende pennen en papier in het geval van poules; elke poule heeft immers resultaten die bijgehouden moeten worden (wijs hiervoor per poule een persoon aan). Een beamer kan handig zijn om informatie of matches op te vertonen, maar is optioneel.

Adverteer je toernooi

Zonder advertentie geen opkomst, dat is duidelijk. Maak dus een topic aan op Smashboards en SmashNL. Wat moet er minimaal in zo'n topic staan? Hier volgt een lijstje met belangrijke info.
  • Introductie van jezelf met je telefoonnummer.
  • De datum en locatie van het toernooi en hoe je er komt met het OV en de auto. Geef duidelijk aan naar welk station/bushalte je moet en vervolgens kun je met google maps bijvoorbeeld een route beschrijving van dat station naar je locatie geven. Dit is bijvoorbeeld de routebeschrijving van het station naar mijn huis: klik. Geef hierbij duidelijk aan welke herkenningspunten je tegen zou moeten komen.
  • De huisregels van de venue.
  • Schema: houd er rekening mee dat er mensen te laat komen, dus zeg dat iedereen er minstens een uur van tevoren moet zijn voor registratie etc., wat op zichzelf ook al tijd kost
  • Toernooistructuur (DE bracket/round robin/wel of geen poules etc) Hier zal later nog een artikel over geschreven worden.
  • Materiaalcheck (wie neemt wat mee)
  • Regels: Er bestaat een officiële SmashNL-ruleset voor zowel Melee als Brawl. De Melee-ruleset kun je hier vinden, voor de Brawl-ruleset kijk je hier.

Vraag om hulp

Een toernooi is vaak te groot en chaotisch om helemaal zelf te organiseren. Vraag daarom van tevoren om hulp aan ervaren toernooiorganisatoren, zeker bij een groot toernooi.

De ochtend tevoren

Op de ochtend voor het toernooi zet je al je tv's klaar en zorgt dat er zitruimte is voor vier personen is bij iedere tv. Je nummert de stations en print eventueel de regels uit en legt ze bij de tv's. Als je op het toernooi geen printer beschikbaar hebt is het ook handig om alvast poules uit te printen, zodat je deze niet meer hoeft te tekenen. Ook moet je alle Wii's langs lopen om te kijken of overal de regels goed ingesteld zijn.

Zorg dat je bereikbaar bent

Niets zo vervelend als een onbereikbare organisator. Dit geldt de hele dag, maar voornamelijk vlak voor het toernooi als mensen onderweg zijn met het openbaar vervoer en het niet kunnen vinden. Ook zouden ze vertraging kunnen hebben en je daarop willen attenderen. Zorg er daarom dus voor dat je altijd je mobiel aan hebt staan (en dat je hem ook hoort!)

Laat niet het prijzengeld rondslingeren

Waar je ook bent, er zijn altijd minder eerlijke mensen. Bewaar het entree- en prijzengeld het liefst in een kluisje.

Laat mensen vooraf de bracket/poules bekijken

Reis je drie uur om bij het toernooi te komen, moet je in de eerste ronde meteen tegen je beste vriend waar je altijd mee oefent. Dit is natuurlijk niet waarvoor je gekomen bent en als toernooihost moet je altijd je best doen om dit soort situaties te voorkomen. De oplossing is makkelijk, laat mensen kijken en eventueel vertellen wat er niet klopt. Vervolgens kan dit meestal makkelijk opgelost worden.

Vertel mensen waar ze moeten spelen

Als het goed is heb je ondertussen al je tv's genummerd. Gebruik deze nummering om mensen te vertellen waar ze moeten spelen en tegen wie. Als je het helemaal vloeiend wil laten lopen kan het ook handig zijn om een wachtlijst te maken van matches die gespeeld moeten worden zodra er tv's vrij zijn. Zorg dat er doorgespeeld wordt, soms zul je mensen achter de vodden moeten zitten.

Jij bent de baas

Maak mensen duidelijk dat jij uiteindelijk de beslissingen maakt. Blijf de deelnemers van het toernooi echter wel met respect behandelen.

Neem matches op als dit mogelijk is

Veel mensen vinden het leuk om matches (nog eens) terug te zien, zeker de finales. Probeer opnameapparatuur te regelen of benader iemand die je hiermee kan helpen.

Achteraf

Post de resultaten op SmashNL, inclusief brackets en poules en later ook eventuele video's.
Log In of Registreer om te reageren.