Hoe organiseer ik een toernooi?

De laatste tijd wordt mij vaak om advies gevraagd door beginnende toernooihosts en ik heb besloten een aantal vuistregels en tips op te schrijven. Er zijn op o.a. Smashboards TO guides te vinden die het lezen (waarschijnlijk) waard zijn, maar Nederland is een redelijk uniek smashland waarvoor soms een eigen aanpak vereist is. Dit artikel gaat niet diep in op rulesets, seeding, livestreams etc., maar biedt vooral een globaal beeld van dingen om op te letten voor, tijdens en na het toernooi. Niet al deze punten zijn even belangrijk en hoeven in één keer goed te gaan, maar als je de ambitie hebt om ooit grotere toernooien te organiseren of een keer om moet gaan met onvoorziene omstandigheden, loont het om ook op een kleinere schaal al efficiënt te zijn. Alle feedback is welkom, ik kan deze guide nog aanpassen en aanvullen.

De eerste vragen die je jezelf stelt als host zijn:

Voor hoeveel mensen wil ik een toernooi organiseren? Een van de belangrijkste adviezen die ik kan geven is om klein te beginnen, met een zogeheten local (20-50 deelnemers) van een dag. De eerste keer zul je veel dingen ontdekken waar je misschien niet aan gedacht had of die beter kunnen en je moet jezelf de kans geven om ervaring op te doen in een situatie waar de druk niet zo hoog is. Overigens is het in Nederland (vrijwel) nooit toegestaan om te overnachten op een locatie en zijn daardoor ook grotere toernooien meestal eendaags.

Voor welke game(s) wil ik een toernooi organiseren? Het is gebruikelijk in de Smash Bros. scene om singles en teams voor één of meerdere games te doen. Dit is grotendeels afhankelijk van je hoeveelheid setups, maar bedenk dat iedereen die in meerdere events tegelijk zit onvermijdelijk het toernooi op zal houden. Voor Avalon hebben wij nooit meer dan twee games tegelijk willen draaien, hoewel je zou kunnen overwegen om mensen te beperken in de hoeveelheid games waar ze aan deelnemen. Het is beter om één ding goed te doen dan meerdere dingen slecht. Als je meerdere games tegelijk wilt runnen, zorg dan dat je hulp hebt.

In welke locatie wil ik mijn toernooi (ongeveer) houden? Het ligt hierbij voor de hand om je eigen woonplaats of een plaats in de buurt te kiezen, aangezien je meerdere keren naar je venue zult moeten om dingen af te spreken en eventueel vast hardware neer te zetten.

Als je iets buiten de Randstad organiseert, zul je er vaak mee moeten leven dat de opkomst minder is, maar een toernooi(reeks) kan een minder actieve regio een flinke boost geven. Bovendien zou het mogelijk moeten zijn om voor een klein evenement een venue te vinden waarbij er geen grote druk op de attendance en bijbehorende venue fee staat.

De zoektocht naar een venue
• Een centrale ligging ten opzichte van openbaar vervoer is erg belangrijk, aangezien de meeste spelers met het openbaar vervoer komen. De nabijheid van faciliteiten als een pinautomaat, supermarkt en snackbar wordt altijd waardeerd, zeker als er geen eten en drinken in de venue wordt aangeboden.
• De meeste locals worden gehouden in buurtcentra, waarvan een groot voordeel is dat het financiële risico gering is. Buurtcentra vragen vaak weinig tot geen huur, aangezien zij bedoeld zijn voor bijeenkomsten en activiteiten. Daar staat in de regel tegenover dat deelnemers geacht worden om consumpties af te nemen. Respecteer je venue en communiceer dit soort afspraken duidelijk naar je deelnemers.
• Het is realistisch om voor een klein toernooi ongeveer 5 euro venue fee te vragen, waar de huur en bijvoorbeeld vervoerskosten mee gedekt worden. Houd er rekening mee dat je op je eerste toernooi de bovengrens aan deelnemers waarschijnlijk niet gaat halen en derhalve niet snel meer dan 100 euro voor een venue neer moet leggen. De deelnemerscapaciteit wordt meestal bepaald door de venue, maar voor een eerste keer zou ik sowieso niet voor meer gaan dan ongeveer 30 man.
• Het is verstandig om met het personeel van de venue te bespreken dat je van plan bent een grote hoeveelheid TVs en game consoles te laten draaien. Meestal hebben zij zelf een goed beeld van het stroomverbruik en de capaciteit van het gebouw.
• Let ook goed op de plaatsing van stopcontacten en probeer voor je te zien hoe je de dingen neer gaat zetten. Hieruit kunnen beperkingen voortkomen wat betreft de hoeveelheid setups die je daadwerkelijk kunt plaatsen. Voor een local wordt aangeraden om per game minimaal 8 setups (TV + console) te hebben, maar meer is altijd beter en biedt ruimte voor friendlies.
• Voor een livestream heb je internet nodig. Ook als je zelf geen hardware hebt voor een goede stream, is het goed om te weten wat er mogelijk is, zodat iemand anders hier eventueel iets mee kan doen.
• Het is handig om een microfoon te hebben voor het aankondigen van events en het omroepen van matches, hoewel dit op kleine toernooien meer luxe dan noodzaak is.
• Wellicht ten overvloede, maar ga ook na of de venue voldoende tafels en stoelen heeft.

Aankondiging & Planning
• Wat betreft de datum ben je gebonden aan de agenda van je venue. Het is over het algemeen not done om iets te organiseren in hetzelfde weekend als iemand anders, tenzij het zeer regionaal of voor een volstrekt andere Smash game is. Over het algemeen wordt ernaar gestreefd minstens 2 weken van een ander toernooi af te zitten en als je meerdere opties hebt, is het verstandig om navraag te doen bij de scene voor je een datum kiest.
• Wanneer je de datum rond hebt, plaats dan in ieder geval de volgende informatie op SmashNL, een Facebook evenement en eventueel Smashboards:

-Datum
-Adres
-Begin- en eindtijd
-Deelnemerslimiet
-Kosten per deelnemer (voor de venue en per event)
-De games die gespeeld worden
-Rulesets voor de games die gespeeld worden
-Eventuele huisregels (bijv. consumpties die afgenomen moeten worden in de venue, regels omtrent roken etc.)

• De meeste toernooien laten tussen 10:00 en 11:00 de eerste deelnemers binnen, om tussen 12:00 en 13:00 uur daadwerkelijk te beginnen. In je planning wil je om een uur of 20:00 gaan afronden, aangezien ook de mensen die van ver komen nog naar huis moeten. Het kan natuurlijk zijn dat je de venue tot 22:00 of zelfs later hebt, maar benut de laatste uren dan voor friendlies, side events en opruimen.
• De venue fee is eerder al behandeld. Het is op een klein toernooi normaal om per event 5 euro te vragen, wat volledig losstaat van de kosten van de TO en waarvan dus 100% naar de prijzenpot gaat. Het is gangbaar om deze te verdelen over de top 3 met de verhouding 60-30-10.
• Het voert te ver om in deze guide in te gaan op het maken van rulesets. De simpelste oplossing is om voor Melee en Brawl de ruleset van Avalon te kopiëren.
• Het is gebruikelijk om in ieder geval de harde kern van SmashNL interesse te laten tonen in de topic op het forum en vlak voor het event de deelname te laten bevestigen. Het is een ongeschreven regel dat je daadwerkelijk moet komen als je je deelname bevestigd hebt, tenzij je een hele goede reden hebt voor je afwezigheid en moeite doet om dit aan de host te laten weten.
• Laat mensen bij hun online inschrijving aangeven of ze een TV en/of Cube dan wel Wii mee kunnen nemen. TVs worden relatief weinig door de deelnemers meegenomen, dus als host zul je moeten proberen minimaal een paar setups zelf aan te leveren.
• Het is een groot pluspunt als je kunt zorgen dat er recording en/of de eerder genoemde livestream aanwezig is, alsmede iemand die foto’s maakt.
• Voor de promotie kun je een banner bij SmashNL aanleveren voor de main page. Het is het beste om deze groot genoeg aan te leveren dat hij achteraf nog kan worden verkleind, met de verhoudingen van de event banners op de main page.

Het verloop op de dag zelf

Inschrijvingen
• Bedenk van tevoren hoe je inschrijvingen af gaat handelen. Door de online aankondigingen voor het event heb je enige indicatie van de opkomst, maar op kleine toernooien wordt de daadwerkelijke registratie met betaling doorgaans aan de deur gedaan. Ga dus bij de ingang zitten met een laptop, tablet of pen en papier om bij te kunnen houden wie er is en waar ze aan meedoen.
• Zorg dat je een kistje hebt om geld in te bewaren. Wat mij betreft is het de verantwoordelijkheid van de deelnemers om gepast geld te hebben, maar het kan geen kwaad om een kleine voorraad wisselgeld klaar te hebben liggen. Daar kan de venue vaak in bijspringen.
• Berg het geld na de inschrijvingen goed op! Meestal hebben venues een kassa of kast die op slot kan, anders is het een mogelijkheid om een geldkistje met een sleutel te gebruiken.

Het runnen van de bracket
• Zorg dat je een laptop hebt met tio 1.2 erop (<a href="https://www.dropbox.com/s/ij6xfe4z2wv21nz/tio_1.2.zip?dl=0">hier te downloaden</a>). TioPro is een inferieure versie door de aanzienlijke kans op een crash. Zorg dat je van tevoren weet hoe tio werkt en vraag eventueel ervaren spelers om hulp met de seeding en het maken van de bracket (of poules).
• Als de bracket eenmaal gemaakt is, moet je zorgen dat mensen hun matches gaan spelen. Dit kun je bewerkstelligen door ze om te roepen en/of assistenten mensen te laten verzamelen.
• Deelnemers worden geacht in de venue te blijven en op te letten of ze matches hebben. In venues zonder bar komt het wel eens voor dat mensen elders eten willen kopen. Communiceer vooraf en tijdens het toernooi dat deelnemers het bij jou moeten melden als ze de venue verlaten. Het is in dergelijke gevallen het overwegen waard om korte eetpauzes voor iedereen in te plannen.
• Zorg dat er altijd iemand bij de TO desk aanwezig is, zodat er een aanspreekpunt is en resultaten doorgegeven kunnen worden.
• Wijs deelnemers erop dat ze de resultaten moeten komen melden bij de TO desk en het aan jou door kunnen geven als hun tegenstander niet komt opdagen. In dergelijke gevallen kan besloten worden tot een diskwalificatie van de speler die niet aanwezig is voor zijn match, bijvoorbeeld zo’n 10 minuten nadat de match voor het eerst is omgeroepen.
• Tio biedt de mogelijkheid om TVs toe te wijzen aan matches, dit kan erg handig zijn. In dat geval moet je wel bij elke TV een duidelijk leesbaar nummer hebben liggen.
• In de regel wordt gestart met teams. Dit is een conventie waar geen goede reden voor is, behalve wellicht dat singles populairder is en beginnen met teams de mensen die alleen singles doen de gelegenheid geeft om later te komen.
• Een paar uur na de start van teams kan begonnen worden met singles. Op dit moment zijn er waarschijnlijk nog enkele topteams over en kan het voor die spelers enigszins rommelig worden als hun eerste singles matches zich aandienen. Het is meestal beter om voor hen teams prioriteit te geven, vaak zijn dit de spelers die in singles als eerste in aanmerking komen voor byes en dus niet meteen hoeven te spelen.
• Aan het eind van de middag zou je ver moeten zijn met singles en teams (nagenoeg) hebben afgerond. Dit is het punt waarop je beslist of je bijvoorbeeld een amateur bracket zou willen runnen, wat eenvoudig kan door de mensen die uit de reguliere bracket liggen vanaf een bepaald punt in een nieuwe bracket te stoppen. Side events zou ik over het algemeen laten wachten tot de main events echt (bijna) afgelopen zijn.
• Leg het prijzengeld klaar, bij voorkeur in enveloppen, en bewaar het op een veilige plek tot de top 3 van elk event bekend is.

Nazorg
Dit onderdeel van de organisatie wordt vaak onderschat, maar het is belangrijk dat je na afloop van het toernooi zo snel mogelijk de volledige resultaten en brackets op SmashNL plaatst. Deelnemers willen graag weten waar ze geëindigd zijn en mensen die er niet bij waren zijn vaak ook benieuwd. Probeer zicht te houden op eventuele foto’s en video’s, voor zover je die zaken niet voor eigen rekening hebt genomen, en deze door te linken.
Log In of Registreer om te reageren.